Offre d’emploi d’Assistant(e) Personnel(le) (H/F) à Lexington, Kentucky, États-Unis
Description du poste
Un client Morgan & Mallet basé à Lexington, Kentucky, USA recherche un(e) Assistant(e) Personnel(le) hautement qualifié(e) et discrèt(e) afin d’apporter un soutien administratif et soutien sur son lifestyle au quotidien.
En collaboration avec le Chief of Staff, l’Assistant(e) Personnel(le) travaillera en étroite collaboration avec le l'employeur et suivra son agenda de voyages, tant aux États-Unis qu’à l’international.
Le poste exige une grande rigueur organisationnelle, une excellente attention aux détails ainsi qu’une capacité à gérer des affaires personnelles avec la plus stricte confidentialité et une efficacité irréprochable.
Un diplôme universitaire (Bachelor) est souhaité et une expérience confirmée dans la gestion des voyages personnels est indispensable.
Pour postuler vous devrez être déjà basé au Etats-unis avec un permis de travail obligatoirement.
Responsabilités
- Gérer les agendas, rendez-vous et plannings quotidiens personnels.
- Coordonner les emplois du temps sur plusieurs fuseaux horaires en lien avec différentes équipes.
- Assurer la bonne articulation entre les obligations professionnelles et personnelles.
- Gérer un large éventail de tâches personnelles : coordination de l’entretien du domicile, rendez-vous vestimentaires, récupération d’ordonnances, organisation de rendez-vous médicaux.
- Effectuer diverses courses, achats, retours et assister dans l’organisation d’événements.
- Superviser la planification et l’entretien des véhicules (maintenance, carburant, transport).
- Réserver et gérer les voyages personnels.
- Préparer des itinéraires détaillés et assurer un soutien opérationnel lors des déplacements avec le principal.
- Coordonner avec les prestataires de voyage et surveiller la logistique des déplacements.
- Rédiger et gérer les communications personnelles (emails, SMS, réseaux sociaux).
- Préserver la plus grande confidentialité dans le traitement de toutes les informations sensibles.
- Servir d’intermédiaire entre le principal et les prestataires, le personnel, les proches et les associés.
- Organiser et maintenir à jour les dossiers et archives personnelles.
- Traiter et soumettre les notes de frais conformément aux politiques internes.
- Gérer la signature et la remise de documents importants.
- Organiser et superviser des événements privés, dîners ou réceptions d’envergure, en lien avec les prestataires extérieurs.
Exigences
- Diplôme universitaire (Bachelor) souhaité.
- Minimum 4 ans d’expérience en tant qu’Assistant(e) Personnel(le) ou Assistant(e) de Direction.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint) et de Zoom.
- Compétences confirmées en réservation et gestion de voyages personnels (exigé).
- Permis de conduire valide et passeport requis.
- Formation de base en premiers secours appréciée.
- Excellentes compétences en gestion du temps, organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Disponibilité pour répondre aux demandes ponctuelles en dehors des horaires standards.
- Grande discrétion, fiabilité et jugement sûr.
- Présentation soignée, professionnalisme et forte capacité d’adaptation.
Conditions de travail
- Intitulé du poste : Assistant(e) Personnel(le)
- Date de prise de fonction : dès que possible
- Lieu de travail : Lexington, Kentucky (avec déplacements)
- Contrat : CDI (Permanent)
- Temps de travail : Temps plein avec flexibilité
- Assurance santé, dentaire et vision 100 % prise en charge par l’employeur
- Plan 401(k) avec participation aux bénéfices
- Primes annuelles de performance
- Aide à la relocation pour les candidats hors État
- Autres avantages et prestations présentés lors des entretiens
Salaire
Diplômé de l'université Loyola Marymount de Los Angeles et fort d'une expérience dans le domaine du recrutement et des ressources humaines, j'apporte un mélange de compétences en communication et d'expertise en ressources humaines dans le domaine du personnel de maison. Grâce à ces compétences, j'excelle dans l'identification des meilleurs candidats pour les clients de Morgan & Mallet International. Ma formation en ressources humaines me permet de trouver des solutions, tandis que mon engagement en matière de communication garantit aux candidats une expérience chaleureuse et mémorable. Avec moi, le talent rencontre le luxe, ce qui permet d'obtenir des résultats et de trouver des correspondances parfaites.
